中水物资北京公司：筑牢招投标与合同签订履约资料保存“安全堤”
招投标与合同签订履约资料，是公司经营活动的重要凭证，不仅承载着项目合作的关键信息，更是保障公司合法权益、规范经营流程的核心依据。做好这些资料的保存与保密工作，对公司稳健发展、防范经营风险具有至关重要的意义。北京公司从资料管理的全流程出发，全面提升档案保存及保密水平。
资料收集：全面覆盖，源头把控。在资料收集环节，公司坚持“全面、及时、准确”的原则，确保所有与招投标、合同签订履约相关的资料无遗漏、无延误。从招投标资料到合同签订履约资料收集，公司建立了资料收集审核机制，安排专业人员对收集的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。如发现资料缺失、信息错误或格式不规范等问题，及时反馈给相关业务部门进行补充和修正，从源头保障资料质量。
资料分类整理：科学规范，便于检索。面对数量庞大、类型多样的资料，科学的分类整理是提高管理效率和使用便利性的关键。公司结合公司业务特点和资料属性，制定了详细的资料分类整理标准。为便于快速检索资料，公司为每一份归档的资料编制了详细的资料索引。索引信息包括项目名称、资料类别、资料名称、形成日期、保管期限、纸质版存放位置等。同时，建立电子版资料索引数据库，实现关键词检索功能，大大提高了资料检索效率。
资料保存管理：安全可靠，长效保障。资料保存管理是确保资料长期安全、可查可用的核心环节，公司从存储环境、保管制度、备份机制等方面入手，构建了安全可靠的资料保存体系。专门设立了符合档案管理标准的档案库房，库房环境干燥通风，有效防止纸质资料因温湿度不适而出现霉变、虫蛀、纸张老化等问题，同时加强防火、防盗、防尘，保障纸质资料的物理安全。对于重要的纸质资料，如中标通知书、正式合同文本等，采用无酸纸档案盒进行封装，并定期对纸质资料进行检查、整理和修复，发现问题及时处理。
资料保密措施：严格管控，严防泄露。招投标、合同签订履约资料中包含大量公司商业秘密和敏感信息，如投标报价策略、成本核算数据、合同价款、合作方商业信息等，做好资料保密工作是维护公司核心利益的关键。公司建立了全方位、多层次的资料保密管控体系。明确了保密工作的责任主体。将资料保密工作纳入公司保密工作总体框架，建立健全公司档案管理机构，成立了保密工作领导小组，配备专职档案管理人员，收集、整理、编目、保管、统计等工作。
北京公司在招投标、合同签订履约资料保存及保密工作方面取得了显著成效，为公司项目复盘、经营决策提供了有力的资料支持。公司清醒认识到招投标、合同签订履约资料的保存及保密工作是一项长期而艰巨的任务，关乎公司的切身利益和长远发展，将始终保持高度的责任感和严谨的工作态度，不断完善工作机制，强化管理措施，提升资料管理水平，筑牢档案资料保存“安全堤”。